Jak agencja eventowa El Padre przyspieszyła tworzenie ofert nawet o 50% dzięki AI

W konkurencyjnym świecie eventów, gdzie każda minuta ma znaczenie, agencja eventowa El Padre musiała zmierzyć się z wyzwaniem, które dotyka wielu firm w branży: jak zwiększyć liczbę składanych ofert bez utraty ich wysokiej jakości? Odpowiedzią okazało się wdrożenie platformy AION z zaawansowanym wsparciem AI. Rezultaty? 10-50% szybsze przygotowywanie ofert, 10-15% większa produktywność działu produkcji i 25-30 osób wspieranych przez AI w codziennej pracy.

W tym case study pokażę Ci krok po kroku, jak przeprowadziliśmy wdrożenie i jakie konkretne korzyści biznesowe przyniosło to rozwiązanie.

Problem biznesowy: Kiedy jakość spotyka się z presją czasu

El Padre to renomowana agencja eventowa, która przygotowuje kompleksowe oferty dla swoich klientów – od koncepcji kreatywnej, przez wizualizacje, aż po szczegółowe kosztorysy i harmonogramy. Każda oferta to autorski projekt, który wymaga zaangażowania dwóch kluczowych działów:

Czas to pieniądz – dosłownie

Przed wdrożeniem AION, przygotowanie jednej oferty zajmowało:

Działowi kreatywnemu: 6-10 godzin (research, koncepcja, wizualizacje)
Działowi produkcji: 4-6 godzin (wycena, kosztorysowanie, logistyka)
Łącznie: nawet 16 godzin na jedną ofertę

Przy mniejszych projektach (50-100 tys. zł) taki nakład pracy był nierentowny – ale bez profesjonalnej oferty trudno było wygrać przetarg.

Kluczowe wyzwania

Przeciążenie zespołu kreatywnego – zbyt wiele projektów, zbyt mało czasu na każdy z nich
Czasochłonne prace działów kreacji i produkcji – manualne kosztorysowanie, szukanie poprzednich ofert, tworzenie wizualizacji
Brak centralizacji wiedzy – transkrypcje spotkań, kosztorysy i archiwalne oferty były rozproszone w różnych folderach OneDrive
Niewspółmierny koszt przygotowania ofert – szczególnie przy mniejszych projektach, gdzie marża nie uzasadniała nakładu pracy

Agencja stanęła przed dylematem: albo zwiększyć zespół (co generuje koszty), albo znaleźć sposób na przyspieszenie procesów bez utraty jakości.

Rozwiązanie: AION jako centralny hub procesów ofertowania

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie platformy AION – systemu zarządzania procesami wspieranymi przez AI. Kluczem do sukcesu było nie tylko wprowadzenie narzędzi AI, ale przede wszystkim integracja i centralizacja danych oraz dostosowanie workflow do realnych potrzeb zespołu.

Stack technologiczny

AION – platforma do zarządzania procesami wspieranymi AI
OneDrive – integracja z istniejącym systemem plików (automatyczna synchronizacja)
Narzędzia AI do transkrypcji – automatyczne nagrywanie i przetwarzanie spotkań
Asystenci AI – punktowe wsparcie dla konkretnych etapów ofertowania
System przeszukiwania bazy wiedzy – szybkie odnajdywanie informacji z poprzednich projektów

Implementacja: Jak to zrobiliśmy w 6 tygodni

Proces wdrożenia podzieliliśmy na trzy główne etapy, które zrealizowaliśmy w ciągu około 6 tygodni:

Krok 1: Integracja i centralizacja danych (Tydzień 1-2)

Pierwszym krokiem było uporządkowanie chaosu informacyjnego. Zautomatyzowaliśmy synchronizację plików z OneDrive do platformy AION, tworząc jedno, centralne miejsce na:

Transkrypcje spotkań z klientami – każda rozmowa automatycznie nagrywana i przetwarzana
Wiedzę o wszystkich projektach – historia współpracy, preferencje, uwagi
Kosztorysy i wyceny – baza cenowa i szablony kalkulacji
Archiwalne oferty – jako baza wzorców i punkty odniesienia dla nowych projektów

Dzięki temu zespół zyskał natychmiastowy dostęp do całej wiedzy organizacyjnej – bez przeszukiwania dziesiątek folderów.

Krok 2: Wdrożenie inteligentnych narzędzi (Tydzień 3-4)

W drugim etapie uruchomiliśmy narzędzia AI, które miały wspierać konkretne zadania:

Automatyczne nagrywanie i transkrypcja spotkań – każde spotkanie z klientem było nagrywane (za zgodą), a następnie przetwarzane na transkrypcję i strukturalne dane
Przetwarzanie transkrypcji na dane strukturalne – AI wyciągało kluczowe informacje: budżet, preferencje, wymagania, terminy
Generator wizualizacji – AI pomagało w szybkim tworzeniu wstępnych koncepcji wizualnych dla ofert eventowych
System przeszukiwania bazy wiedzy – możliwość filtrowania po spotkaniach, projektach, klientach i szybkiego odnajdywania podobnych przypadków

Krok 3: Implementacja workflow i wsparcie (Tydzień 5-6)

Ostatni etap to dostosowanie systemu do codziennej pracy i przeszkolenie zespołu:

Przygotowanie punktowych asystentów AI – każdy etap procesu ofertowania (research, koncepcja, wycena, finalizacja) otrzymał dedykowanego asystenta AI
Wsparcie techniczne na etapie wdrożenia – daily standups, rozwiązywanie problemów na bieżąco
Przeszkolenie zespołu – 25-30 osób przeszło przez warsztaty i onboarding z AION
Testy pilotażowe i optymalizacja – dostrajanie workflow na podstawie feedbacku zespołu

Rezultaty: Liczby mówią same za siebie

Po 6 tygodniach wdrożenia El Padre zaczęła widzieć pierwsze efekty, które z czasem tylko rosły:

Kluczowe metryki

✅ 10-50% szybsze przygotowywanie ofert – w zależności od złożoności projektu (proste oferty nawet 50% szybciej, złożone ~10-20%)
✅ 10-15% większa produktywność działu produkcji – dzięki automatyzacji wycen i kosztorysów
✅ 25-30 osób wspieranych przez AI – praktycznie cały zespół korzysta z AION w codziennej pracy
✅ Drastyczny wzrost liczby składanych ofert miesięcznie – bez zwiększania zespołu

ROI: Oszczędności czasowe

Liczby są imponujące:

Średnio 5-8 godzin zaoszczędzonego czasu na jedną ofertę
Przy 15 ofertach miesięcznie = 75-120 godzin oszczędności
To równowartość 2-3 pełnoetatowych pracowników

Korzyści biznesowe

Wzrost efektywności:

Dział produkcji może obsłużyć więcej projektów bez dodatkowych zatrudnień
Zespół kreatywny ma więcej czasu na innowacyjne koncepcje
Możliwość składania ofert na mniejsze projekty (wcześniej nierentowne)

Jakość i spójność:

Wszystkie oferty utrzymują wysoki standard dzięki dostępowi do bazy wiedzy
Mniejsze ryzyko błędów w wycenach (automatyzacja kosztorysów)
Szybszy dostęp do archiwalnych projektów jako wzorców

Wizerunek i konkurencyjność:

Wzmocnienie wizerunku jako innowacyjnej, nowoczesnej agencji
Szybszy czas odpowiedzi na zapytania ofertowe (przewaga konkurencyjna)
Możliwość obsługi większej liczby klientów

Dodatkowe korzyści:

Centralizacja wiedzy – łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników
Lepsza dokumentacja projektów – wszystko w jednym miejscu
Skalowalność – rozwiązanie rośnie wraz z firmą

Głos klienta: Co mówi El Padre?

"Wdrożenie AION znacząco uprościło i przyspieszyło nasz proces przygotowywania ofert eventowych w wielu aspektach. Doceniamy elastyczność rozwiązania i wsparcie zespołu wdrożeniowego. Każdego dnia odkrywamy kolejne zastosowania dla AION w naszej organizacji i czerpiemy z jego możliwości pełnymi garściami mimo iż wykorzystujemy zaledwie część jego potencjału."

Jakub Ćwikliński
Wiceprezes zarządu w El Padre

Ten ostatni punkt jest szczególnie interesujący – zespół El Padre wykorzystuje "zaledwie część potencjału" AION, co oznacza, że korzyści będą rosły w czasie, w miarę jak odkrywają nowe zastosowania platformy.

Kluczowe wnioski: Co można wynieść z tego case study?

1. AI w branży eventowej to teraźniejszość, nie przyszłość

El Padre pokazuje, że można zyskać nawet 50% przyspieszenia procesów – i to w branży, która wydawałaby się wysoce kreatywna i trudna do automatyzacji.

2. Integracja i centralizacja danych to klucz

Bez zunifikowanej bazy wiedzy AI nie ma z czego czerpać. Pierwszy krok – uporządkowanie danych – był fundamentem sukcesu.

3. Wdrożenie nie musi być długie

6 tygodni wystarczyło, by 25-30 osób pracowało efektywniej. Nie trzeba wielomiesięcznych projektów transformacyjnych.

4. ROI jest wymierny

Oszczędności czasowe (75-120h miesięcznie) przekładają się bezpośrednio na możliwość obsługi większej liczby klientów bez zwiększania kosztów.

5. AI wspiera, nie zastępuje

Zespół kreatywny nadal tworzy unikalne koncepcje – AI po prostu odciąża ich od żmudnych, powtarzalnych zadań.

Dla kogo to rozwiązanie?

Wdrożenie AI w procesach ofertowania sprawdzi się szczególnie w:

Agencjach kreatywnych i eventowych z dużą liczbą ofert
Firmach, gdzie proces ofertowania jest złożony i czasochłonny
Organizacjach chcących skalować biznes bez proporcjonalnego wzrostu zespołu
Przedsiębiorstwach szukających przewagi konkurencyjnej przez szybkość i innowacyjność

Jeśli Twoja firma boryka się z podobnymi wyzwaniami – przeciążonymi zespołami, czasochłonnymi procesami, brakiem centralizacji wiedzy – warto rozważyć wdrożenie AI.

Następny krok: Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Czeka Cię podobne wyzwanie? Nie musisz tego robić samodzielnie.

Pomogliśmy El Padre zaoszczędzić setki godzin miesięcznie – możemy zrobić to samo dla Twojej firmy.

👉 Umów bezpłatną konsultację

30 minut rozmowy, które mogą zmienić sposób pracy Twojego zespołu. Przeanalizujemy Twoje procesy i pokażemy, gdzie AI może przynieść największe korzyści.

Chcesz więcej case studies i praktycznych porad? Śledź mojego bloga, gdzie regularnie dzielę się wiedzą o automatyzacji, AI i no-code dla biznesu.

Jak agencja eventowa El Padre przyspieszyła tworzenie ofert nawet o 50% dzięki AI