Każda firma działa nieoptymalnie – jak przestać kłamać pracownikom i zacząć naprawiać procesy?

Czy masz w firmie taką osobę? Filar. Kogoś, kto nigdy nie zawodzi, nawet gdy wszystko wokół się sypie. I po raz trzeci w tym miesiącu ta osoba przychodzi do Ciebie z tym samym, absurdalnym problemem – błędem w systemie, który blokuje jej pracę.

Patrzysz na ekran, potem na nią, i czujesz to palące ukłucie wstydu. Mówisz: „Spokojnie, załatwię to”, ale w głębi duszy wiesz, że kłamiesz. Nie ze złej woli. Kłamiesz, bo technologia, która miała pomagać, robi z Ciebie kłamcę w oczach Twoich najlepszych ludzi. Jesteście skazani na skostniałe systemy, gdzie każda zmiana to projekt na miarę wyprawy na Księżyc.

Jeśli ten scenariusz brzmi znajomo, nie jesteś sam. W Automation House zmapowaliśmy ponad 400 procesów i wniosek jest jeden: każda firma działa nieoptymalnie. Pytanie brzmi tylko: jak szybko jesteś w stanie znaleźć te miejsca i je naprawić?

Bez mapy nie ma nawigacji

Wyobraź sobie, że chcesz dotrzeć do celu w nieznanym terenie. Bez mapy błądzisz. W biznesie jest tak samo. Mapa procesu to nie tylko dokumentacja – to narzędzie nawigacyjne dla trzech grup:

Biznes: Zyskuje zrozumienie, jak naprawdę działa firma (wyobrażenia zarządu często mijają się z rzeczywistością).
Użytkownicy: Otrzymują jasną instrukcję działania i szybszy onboarding.
IT/Wdrożeniowcy: Mogą precyzyjnie zaprojektować architekturę, przekazywać wiedzę na temat projektu i znajdować wąskie gardła.

Dowody? Badania wskazują, że mapowanie procesów w samej tylko służbie zdrowia potrafiło skrócić czas oczekiwania pacjentów o 20-45%. Skoro działa to w tak skomplikowanym środowisku jak szpital, zadziała też w Twojej firmie.

Dlaczego większość map jest bezużyteczna?

Wielu menedżerów próbuje mapować procesy, ale robi to źle, dobierając nieodpowiednie narzędzia:

SIPOC (tabelki): Świetne dla analityków, niezrozumiałe dla biznesu. Trudno z nich wyciągnąć wnioski na pierwszy rzut oka.
BPMN (Business Process Model and Notation): Standard korporacyjny, ale zbyt skomplikowany. Nadmiar bramek logicznych i symboli sprawia, że mapa staje się nieczytelna dla przeciętnego pracownika.
Zwykły Flowchart: Zbyt prosty. Pokazuje "co" się dzieje, ale często pomija "kto" i "czym" to robi.

Złoty środek: Rozszerzony Flowchart

W Automation House wypracowaliśmy własną metodę. Nasza mapa procesu musi zawierać cztery kluczowe elementy dla każdego kroku:

Akcja: Co się dzieje?
Aktor: Kto to robi?
Narzędzie: Czym to robi? (np. Excel, CRM, Slack).
Tryb: Manualny czy Automatyczny?

Dzięki temu od razu widzimy, gdzie człowiek wykonuje pracę robota (kopiuj-wklej) i gdzie brakuje integracji między systemami.

Jak znajdować "pęknięte rury"?

Kiedy masz już mapę stanu obecnego (AS-IS), szukanie optymalizacji staje się proste. Szukaj miejsc, gdzie:

Występuje najwięcej błędów.
Proces trwa najdłużej.
Dane są przepisywane ręcznie (ryzyko błędu, strata czasu).
Będzie to miało największy wpływ na zespół w firmie.

Złota zasada Elona Muska: Zanim zaczniesz cokolwiek automatyzować, zadaj sobie pytanie: Czy ten krok w ogóle jest potrzebny?

„Prawdopodobnie najgorszą rzeczą jest optymalizacja czegoś, co w procesie w ogóle nie powinno się znaleźć.”

Najpierw usuwaj, potem upraszczaj, a dopiero na końcu automatyzuj.

Case Study: El Padre – Jak przyspieszyć ofertowanie o 50%?

Teoria teorią, ale spójrzmy na praktykę. Agencja eventowa El Padre zgłosiła się do nas z problemem: tworzenie ofert (szczególnie mniejszych) było zbyt czasochłonne i mało rentowne. Wiedza o poprzednich realizacjach była rozproszona w głowach pracowników – brakowało centralnej bazy wiedzy.

Co zrobiliśmy?

Krok 1: "Ucho" procesu (Fireflies.ai) Wdrożyliśmy narzędzie AI, które nagrywa spotkania z klientami i tworzy z nich transkrypcje. Koniec z ręcznym notowaniem i gubieniem szczegółów.
Krok 2: Centralny Mózg (Airtable) Stworzyliśmy bazę wiedzy, gdzie trafiają transkrypcje, kosztorysy i dane o projektach.
Krok 3: Automatyzacja (Make & AION) Zbudowaliśmy "asystentów AI" (w oparciu o nasze narzędzie AION), którzy realizują konkretne zadania:
- Briefing: Generuje brief na podstawie transkrypcji rozmowy.
- Event Ideas: Podrzuca pomysły na wydarzenie, bazując na briefie i historii agencji.
- Financial Planner: Planuje kosztorys na podstawie briefu i historii agencji.
- Offer Generator: Tworzy ofertę z wcześniej wygenerowanych danych kosztorysów, pomysłów i briefu.

Wyniki:

10-50% szybsze przygotowywanie ofert (największy zysk przy mniejszych projektach).
10-15% wzrostu produktywności działu produkcji.
30 osób w firmie realnie wspieranych przez AI w codziennej pracy.

Podsumowanie

Technologia nie służy do tego, by komplikować życie, ale by budować operacyjną doskonałość (Operational Excellence). Nie musisz od razu wdrażać skomplikowanych systemów klasy ERP. Zacznij od mapy. Znajdź, gdzie Twoja firma "krwawi" czasem i energią ludzi.

Jeśli chcesz przestać kłamać swoim pracownikom, że "jakoś to będzie", zacznij od zmapowania jednego procesu jeszcze w tym tygodniu.

Artykuł powstał na bazie prezentacji Pawła Lipowczana "Każda firma działa nieoptymalnie" wygłoszonej podczas InfoShare Katowice 2025.